Pflicht­schulungen für Mitarbeiter: die wichtigsten Pflicht­unterweisungen mit Rechts­grundlage, Turnus und Nachweis

Für alle Beschäftigten Pflicht ist die Unterweisung zu Sicherheit und Gesundheitsschutz nach § 12 Arbeitsschutzgesetz, einschließlich der Maßnahmen im Brandfall nach § 6 Arbeitsstättenverordnung. Wer mit personenbezogenen Daten arbeitet, braucht in der Praxis eine Datenschutzschulung, und wer KI-Systeme im Betrieb nutzt, Maßnahmen zur KI-Kompetenz nach Art. 4 KI-Verordnung. Weitere Pflichtschulungen hängen von Tätigkeit und Branche ab, etwa Gefahrstoffe, Infektionsschutz oder die IDD-Weiterbildung.

Das hängt vom Thema ab. Mindestens jährlich zu wiederholen sind die Unterweisungen zu Arbeitsschutz, Brandfall, Gefahrstoffen, Biostoffen und Arbeitsmitteln, mindestens halbjährlich die Unterweisung Jugendlicher. Die Infektionsschutzbelehrung ist alle zwei Jahre fällig, die Fortbildung der Ersthelfer in der Regel ebenfalls, und für die IDD-Weiterbildung gelten 15 Stunden je Kalenderjahr. Für Datenschutz, KI-Kompetenz und AGG nennt das Gesetz keinen Turnus; empfehlenswert ist ein fester Rhythmus, etwa jährlich.

Für alle Unterweisungen des Arbeitsschutzes, einschließlich Brandfall, Gefahrstoffe, Biostoffe und Arbeitsmittel, ist beides geregelt: Sie finden während der Arbeitszeit statt (§ 12 Abs. 1 Arbeitsschutzgesetz), und die Kosten für Maßnahmen nach dem Arbeitsschutzgesetz darf der Arbeitgeber nicht den Beschäftigten auferlegen (§ 3 Abs. 3 Arbeitsschutzgesetz). Für andere Pflichtschulungen regeln die jeweiligen Gesetze Arbeitszeit und Kosten nicht ausdrücklich; im Einzelfall entscheidet das Arbeitsrecht.

Ja, mit Grenzen. Nach der DGUV Regel 100-001 muss sich die unterweisende Person davon überzeugen, dass die Inhalte verstanden wurden, und Rückfragen müssen möglich sein; Unterlagen nur zum Selbststudium zu übergeben, reicht nicht. Mündlich vorgeschrieben ist die Unterweisung bei Gefahrstoffen und Biostoffen, die Erstbelehrung nach § 43 Infektionsschutzgesetz führt das Gesundheitsamt oder ein beauftragter Arzt durch, und Ersthelfer bildet eine ermächtigte Stelle aus. Für die IDD-Weiterbildung ist Selbststudium ausdrücklich zugelassen, mit nachweisbarer Lernerfolgskontrolle durch den Anbieter.

Nicht immer. Die DGUV Vorschrift 1 verlangt, dass die Unterweisung dokumentiert wird, schreibt aber weder eine Form noch eine Unterschrift vor. Bei Gefahrstoffen und Biostoffen müssen Inhalt und Zeitpunkt schriftlich festgehalten und von den Unterwiesenen durch Unterschrift bestätigt werden, bei Arbeitsmitteln sind Datum und Namen schriftlich festzuhalten. Unabhängig davon erleichtert eine Bestätigung der Teilnehmenden den Nachweis.

Beim Arbeitsschutz kann die Behörde anordnen, welche Maßnahmen der Arbeitgeber zu treffen hat; wer einer vollziehbaren Anordnung nicht nachkommt, dem droht eine Geldbuße bis 30.000 Euro (§ 22 Abs. 3, § 25 Arbeitsschutzgesetz). Fehlt die Unterweisung zu Gefahrstoffen, Biostoffen oder Arbeitsmitteln oder die Unterweisung vor Aufnahme der Tätigkeit nach der Arbeitsstättenverordnung, ist das schon ohne Anordnung eine Ordnungswidrigkeit, mit Geldbuße bis 5.000 Euro, bei Gefahrstoffen bis 50.000 Euro. Eine fehlende oder verspätete Infektionsschutzbelehrung nach § 34 Abs. 5a oder § 43 Abs. 4 Infektionsschutzgesetz ist eine Ordnungswidrigkeit mit Geldbuße bis 25.000 Euro, eine fehlende IDD-Weiterbildung eine mit Geldbuße bis 5.000 Euro. Bei jeder Prüfung zählt außerdem, was belegt ist.

Der Arbeitgeber, neben ihm unter anderem die gesetzlichen Vertreter und die mit der Leitung eines Betriebs beauftragten Personen (§ 13 Abs. 1 Arbeitsschutzgesetz). Er kann zuverlässige und fachkundige Personen, etwa Führungskräfte, schriftlich beauftragen, Aufgaben wie die Unterweisung in eigener Verantwortung wahrzunehmen (§ 13 Abs. 2 Arbeitsschutzgesetz). Fachkräfte für Arbeitssicherheit und Betriebsärzte beraten und wirken mit, führen Unterweisungen nach der DGUV Regel 100-001 aber nicht eigenverantwortlich durch.